保護・入力規則を使用するときの注意点と対策を知って、周囲から一目置かれるひとになろう

こんにちは

今回は前回の記事で触れた

保護と入力規則についての
デメリットを紹介します

「デメリットがあるなら
使わないほうがいいじゃん」
と思うかもしれませんね

しかし
デメリットを理解すれば
どこに気をつければよいか
知って対策することができます

上手に保護と入力規則を
活用いただきたいので

ぜひ最後まで読んで
業務の効率化を進めてください

保護と入力規則についての記事は
こちらになります

では、
保護・入力規則を活用するうえで
気を付けていただきたいポイントを
3つを紹介します

保護や入力規則が多すぎると
データが重くなり
動作も遅くなります

ルールはシンプルにして
不要なルールは削除しましょう

下の写真には、必要のないところに

入力規則が入っていますので、

L14 を削除します

どうしても多くなる場合は
データを別のシートやブックに
わけてしまいましょう

例えば
データを保管する専用のブック
データを参照する専用のブック
など

保護を設定したあと、
編集の権限がなくなった人は、
フィルタを使用することも
できなくなります

フィルタを使用したい人がいる場合は
フィルタマークの横の
フィルタ表示オプションを使用しましょう

①フィルタをかけたい範囲を選択する
②新しいフィルタ表示を作成
③条件で絞り込む
④名前をつける

例えば
AAグループの担当者が
進捗のみを入れたいが、
権限がないためフィルタを
編集することができない

ときは
権限のあるあなたが、
担当をAAのみに絞り込んだフィルタを
作成することもできます

スプレッドシートを使用している際に
手のマークが出ることはないでしょうか

セルや行などを移動できて便利ですが
それによって移動されたセルや行は
ルールが解除されてしまうことがあります

・定期的（1か月に1回）ルールを見直す
・異常がないか確認する
・マウスをできるだけ使わない
＊シート内を移動するための
　ショートカットを覚える

があります

シート内移動のショートカットについては
別の記事で紹介させていただきます

以上、
この3つが保護・入力規則を使用するうえで
注意することになります

①データが重くなる
不要なルールを削除する

②フィルタが使えなくなる
フィルタ表示オプションを活用する

③切り取りや移動で対象範囲が変わる
定期的に確認し、
マウスをなるべく使わないようにする

気を付ける点がわかっていれば
対策もしやすいと思います

この3点に気をつければ
保護・入力規則を使いこなして
データを安心・安全に使用することが
できるでしょう

ぜひ、保護・入力規則を活用して
周囲に一目置かれる人財になってください