エクセル表作成　あなたが作った表は大丈夫？３つのポイントを押さえて、見やすい、チェックしやすい表を作る方法

みなさん、こんにちは。

今回は、
当番表や施設・設備の点検表などを
作成するあなたに、

枠が見やすく、
チェックしやすい表の作成方法
について紹介します。

昨今、デジタル化、ペーパーレス化が
推奨されていますが、まだまだ、
紙で点検表を印刷・保管している
ところも多いと思います。

紙の点検表でこんなお悩みはありませんか？

「表の枠が狭くて、書き込みにくい。イライラする！」

「行や列が多くて、今どこに記入しようとしたのかわからなくなる」
「どこを確認していたかわからなくなる」

「点検表のテンプレートを使えばいいと思っても、業務に合ったテンプレートを探すのが大変」

文字が枠からはみ出して、
修正・訂正だらけになったり、

記録場所を探していたら、
どこを見ていたかわからなくなったり、

テンプレートをダウンロードしても結局手直しが必要だったり…

もともとのフォーマットがあるので、
テンプレートはそもそも使えない
なんてこともあるかもしれませんね。。

今回はそんな、
紙で出力する点検表を、エクセルなどを
用いて作成している方に向けた、
余白・色・線を工夫して見やすい表を作る方法について書いていきますね。

「この記事を読むとどうなるか」を
お話しした後、
「表のどこをどのように
直していけばいいか」を
詳しくお伝えします！

この記事を読むと……

この記事を読んでいただければ、

記入や確認がしづらかったリストの
色や線を変更して、
点検項目を見やすくすることが
できるようになります。

すると、、

・業務がスムーズに行えるようになる。
早く終わるので、別の作業を行ったり、
いつもより10分20分早く帰れるようになる

・作業者に「チェックがしやすくなった」と喜んでもらえる

・上司に「おかげさまで業務効率化が進んだ」と感謝される

ようになるかもしれません！

逆に読まずにそのままにしておくと、

・見づらいので何度も確認しなければならずイライラする

・見落としや記入ミスが起きて周りに迷惑がかかる

・定期的に点検しないといけないのに、作業者がチェックしなくなってしまう

なんてことも……

とはいえ、
「ほかの業務もあるのに
表なんかにいちいちかまってられない！！」という方も

いるかもしれません。

私も別の仕事もあるからと、
適当に作った表や、
昔からある表をそのまま印刷して
渡していました。

その時は、表の見やすさには全く
興味関心がなく、時間もかけずに
印刷していました。

が、その後、
表作成に時間を書けなかったことを
悔やむ事件がありました。

毎日記録を取らないといけない表に
チェックがないという問題が、
上役の目に留まり
部署の問題になったのです。

もちろんチェックしなかった作業者も
良くないのですが、
作業者がチェックしなかった理由が、

「表に記録しづらく、あとでまとめてやろうと思っていた」ためなのです。

つまり、チェックしやすい表だったら、
しかるべき時にチェックされ
この問題は起きなかったのです。

＊チェックしないと作業できないようにする　など教育・システムの面の不備もありますが。。

ということがあったため、私は、
見やすい、チェックしやすい表の
作り方を学ぶようになりました。

＊ほかにもきっかけはあるのですが、
それはまた別の機会にお話しします。

まだまだ、勉強中ですが、
基本や押さえておくべき部分は
お伝え出来ますので、
ぜひ最後まで読んでみてください！

あなたの『「表を見やすくしたい！」と思い、今から調べる時間』
を少しでも短縮できたら、幸いです。

ではいよいよ、
表作成で押さえておきたい
ポイント３つについて紹介します。

◆枠や文字の大きさ・余白を確認しよう

まずは、枠や文字の大きさと余白を確認してみましょう。

記入する枠の大きさが適切でないと、
記入しづらいですよね。
文字が見づらいと、読む気も起きない
なんてことも。。

文字の余白を意識して、枠幅を調整し、
記入事項に合わせた行（または列）幅にしましょう。

行の幅について
フォントの種類にもよりますが、

文字サイズ11に対して18ポイントの行幅
記入事項があれば、20~25ポイントあってもいいかもしれません。

列の幅について
記入内容・状況によって幅を調整しましょう。

１文字しか記入しない（定食やサイズ、〇✖✓など）場合は、広すぎると記入しずらいので狭くしましょう。
１～２文字入力して、その幅に合わせるとちょうどよくなります。

逆に温度・時間などを記入する場合は、スペースが必要です。

入力欄を調整すると、
印刷時にはみ出したり、
結局縮小されてしまう
ケースもあります。

入力欄と確認項目を別にする、
という方法も検討してみてください。

職場には、目が悪い方や不器用な方
（文字が書きにくい）もいたので、
文字の大きさ、枠の大きさは
特に気をつけるようにしました。

健常者でも「見づらい書きづらい」よりは、
「見やすく書きやすい」方が、
ミスやストレスの軽減にもなります！

◆入力しない部分は塗りつぶそう

定休日がある場合は、
その曜日を塗りつぶし、記入できないようにする
という方法もあります。

塗りつぶしがあることでメリハリがつき、チェックがしやすくなる
というメリットもありますよ！

これを行うためには下準備が必要ですが
一度設定してしまえば、
フォーマットが変わるまで、
自動で色を塗り続けることができます。

ぜひ、挑戦してみてください！！

そもそも、「リストの日付が
年月とリンクしていない」という方は、

記事の最後に
１から表を作る方法の動画リンクをつけておくので、作る前に見てみてください。

＊動画では「日付のみに色をつける」
となっていて、
「その日付の列／行を塗りつぶす」
ようになっていません。

行／列に色を塗りたい場合は、
条件に＄を付けるようにしましょう！

詳しくは、２つ目のリンク先の記事で
確認してみてください。
こちらも最後にまとめておきます。