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パソコン入力に時間がかかって、ほかの作業ができない。どうすれば速くなるかわからない方に向けた、パソコン入力が速くなる方法

皆さん、こんにちは

 

今回は

パソコンの入力が苦手な方
入力が遅いけどどうしたらいいかわからない方

に向けた、


パソコンの入力が速くなる方法と
ポイント3つを
お伝えします。

もしあなたが、

「パソコンに初めて触るのに
 パソコン業務が増えてきて、
 別の仕事ができない…」

と困っていたり、


・キーボードを打つ際に、
一つ一つキーを探しながら打っている

・周りの人より入力が遅いのではと不安になる

 

ような状態でしたら、
ぜひこの記事を読んでください。

読んで知る、行動することで

 

☑ 入力が速くなり、別の仕事に手を付けられる

☑ 周りの人の目を気にしないで、パソコン業務ができる

パソコン業務が楽しくなる

 

かもしれません!

 

 

逆にそのままにしておくと、


☑ パソコン入力が速い人にパソコンだけでなく、
通常業務も追い抜かれ差ができる

☑ 入力に時間がかかるので、
周りからイライラされたり、
自分自身にイライラしたりする

☑ パソコンが嫌いになり
さらに遅くなる・残業が増える


なんてことも。。

〇 実際に、現場作業から
パソコン業務が増えた先輩の話
をさせていただくと、、

その先輩は、
現場の仕事はバリバリできていましたが、
パソコン業務にとても時間がかかっていました


そのうちに、
あまり現場にこれなくなったり、
残業が増えてしまったりなんてことに。。

 

その時は、

○ 私もあまりパソコン業務になじみがなく、伝え方や情報に不安があったこと

○ その人も周りの人も、
現場が主だからパソコンは別にそのままでいいと思っていた節があり

特に何もしませんでした。

 

いまなら、
そのままではもったいない
もっとパソコンから自由になれる
と伝えられます!

 

この記事は、
そんな入力が遅く残業が多かった先輩と、
それを良くしたいと思いつつ何もできなかった私自身
向けても
書いています。

 

もし、
入力が遅くてどうにかしたい
と思っているなら、
最後まで読んでみてください!

 

パソコン業務が本業ではないけど

メール入力の速度を上げて早く帰りたい
報告書の入力を終わらせて現場の仕事をしたい

という方はぜひ読んでみてくださいね!

 

ではここから、
タイピングが速くなる方法と
入力が速い人が何をしているか
を紹介させていただきます。

 

〇 タイピングが速くなる方法

タイピングが速くなる方法
と聞いて何が思い浮かびますか?

タッチタイピングブラインドタッチ
ホームポジションなどの言葉を
連想したり聞いたことがあるのではないでしょうか。

 

○ 聞いたことはあるけど、どうせ自分にはできない
○ そもそも聞いたことがない
○ それってできた方がいいの?

 

という声もあるかもしれません。

タッチタイピングホームポジションとは?

タッチタイピング(ブラインドタッチ)とは
キーボードを見ないで、入力することです。

 

ホームポジションとは
指をキーボードに置く際の基本の位置のことになります。

 

ホームポジションを意識して、
タッチタイピングができるようになる

キーボードをいちいち見ていた時間や、
画面を見ていなかったために起きた
タイプミスが減り
入力速度が上がります!

◆できるかわからない...

「今すぐ速くできるようになる」方法はありませんが、
できるようになるためのコツや続けるコツ、おすすめの動画を紹介させていただきます。

 

また、「誰でもできる」なんて
簡単には言えません。

しかし、1日短時間
ルールを守ってコツコツ続ければ、
確実にできるようになりますよ!

◆準備するもの

(・スマホ
・パソコン
・練習時間
・練習ツール 動画やゲーム
・必要な人はローマ字表、
   ホームポジション


1日目はスマホだけ。
この記事を読んだ後に
そのまま動画をみてもOKです。

*練習をするときは
もちろんパソコンが必要です。

 

家にない場合は、職場のパソコンで、

○ 朝ちょっと(10分から20分)だけ早く来てやる。

○ 休憩時間に少しずつやる。

○ 帰宅前に10分から20分だけやる。

 

というようにしましょう。

 

業務時間にできるかどうかは、
私では判断できませんので、
上司に「業務効率化のためにタイピング練習をしてよいか」確認してみてください。

 

あまり業務時間を使うのはオススメしませんが。。

 

休憩時間に
「自分のスキルアップのため」にと、
こっそりやって、周りを驚かせる
というのもワクワクしませんか?

 

はじめる前に、
そもそもローマ字打ちができないという方はこちらの画像を左下に


キーボードのどの位置にキーがあるかわからない動画ではわかりづらいという方は、この画像を画面右下に

表示させてみてください。


それぞれ、「ローマ字表」や「ホームポジション」と検索すると出てきます。

ご自身のパソコンのキーボードを撮影して貼っておいてもいいですね!

タブの分割や移動の仕方がわからない場合は、コメントもしくは、「タブの移動方法」「複製」などで検索してみてください。


Windowsキーを使って移動すると
きれいでやりやすいですよ!

Windowsキー」を押しながら「矢印キー」を押す

タッチタイピングのコツ・おすすめのツール

<コツ・ポイント>
タッチタイピングのコツやポイントは
いくつかありますが、
動画でも紹介されていますので、
私からは3点だけ。

ホームポジションは必ず守らなくても良い(意識はする)。
 多少別の指で打っても自分が打ちやすければOK。ただし ↓

・人差し指 「F」 と 「J」 の位置だけは守る。
この位置がわからなくなると他のキーの位置がわからなくなります。

・遅くてもいいからキーボードを見ないようにする。
見てしまうといつまでたっても覚えることができません。どうしても見てしまう人は、タオルなどをかぶせて見えないようにしましょう。

 

<動画>
私がオススメするタッチタイピングの動画はこちら
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m

 

とても分かりやすく、
2週間でタッチタイピングができるように
なるよう構成されています。


コメント欄を見ると
50代の方でも徐々にできるようになったとのこと。

 

ぜひ、見てみてください。


<ゲーム・検定>

自分が今どのくらいのスピードなのか
知りたい場合は、タイピングゲームなど
も使ってみましょう。

https://www.e-typing.ne.jp/roma/check/

 

タッチタイピングの練習例

1日に何時間も練習するよりは、
毎日10分をコツコツ続ける方が、
上達します。

 

↓ こんな感じで、
 家にパソコンがない人でも、
 練習を進めてみては
 いかがでしょうか。

 

1週目 初日:
動画を見る 最初の5分
(家でもできます)
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m

 

1週目 出勤日 1日目:
現状を知る ゲームや検定 5分ほど
https://www.e-typing.ne.jp/roma/check/

 

1週目 出勤日 2日目:
タイピング準備 動画の5:00-8:37 3分 & 
タイピング練習1回目 動画の8:37-最後まで 10分~20分
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m

 

1週目 出勤日 3~6日:
タイピング練習 10分~20分
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m




2週目 初日:
動画を最初から見る 0:00-5:00 復習 5分 
(家でもできます)
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m
ポイントやコツをもう一度確認しておくと、忘れていた部分に気づくことができます。

 

2週目 出勤日 1日目:
現状を知る ゲームや検定 5分ほど
https://www.e-typing.ne.jp/roma/check/
前より速くなっていることに気づくことができ、モチベーションアップに繋がります!

 

2週目 出勤日 2~6日:
タイピング練習 5分~20分
https://youtu.be/3vyA5GiHR44?si=1daeefofyemwjZ0m

 


2週間後
始めた頃より、キーボードを見ないで打てるようになり、
・パソコン仕事が速く終わり
・別の仕事に時間を使え
・早く家に帰れる
ようになっています。

 

*動画ではなくゲームでもOKですが、
毎回評価を見ることで、続かなくなってしまう可能性もあるので、
金子さんの動画がオススメです。

 

これは、あくまで一例ですが、
ご自身で、帰る前の5分だけ、朝の5分だけと決めて、
こつこつ続けてみてください!

 

やればやるだけ早くなりますし、
やらなければもちろん今のまま。

パソコン業務に時間がかかり、
やりたいことができないままです。

 

やると決めて、パソコン業務に
とらわれない未来を掴んでください!

〇パソコン入力が速い人は何をしているか

これまでは「キーボードを速く打てるようになる」ための話でしたが、

次は、
実際に速く入力できる人が何をしているか、
何を知っているかについてお話しします。

 

実は、入力が速い人はすべての文字を打っているわけではありません

 

キーボードを打つのが速いのはもちろんですが、
それに加えて正確な文章を速く入力できる
テクニックやコツを使っています。

 

*練習の時は「見ないで(速く)キーボードを打つ」ので
これを気にしないでOK。
むしろこのテクニックを使うと意味がなくなってしまいます。。
が、業務で文章を入力するときは、どんどん使っていきましょう!

 

◆速く打つコツ・テクニック 3選

文字を入力した後に、マウスで変換候補を選択していませんか?


入力が速い人は、
Tab キー・矢印キー や スペースキーを使用しています

 

・予測変換の活用

試しに「ありが」まで打ってみてください。

「ありがとう」や「ありがとうございます。」
「ありがとうございました」
などの変換リストがでてきますよね。

 

速い人は
それをマウスではなく、
「tab キー」「矢印キー」を活用して変換しています

 

ー< 流れ >ー
「ありが」まで打つ
 ↓
「tab キー・↓ キー」を一回押す
 ↓
「tab キー」や上下「↑」「↓」キーで候補を確認
 ↓
「enter キー」で確定

ーーーーーーー


これを使うことで、何文字か打たずに入力することができるのです。

 

例えば

よろし → よろしくお願いいたします。 宜しくお願い致します。
もうし → 申し訳ございません。 申し訳ありません。


のように

ーーーーーーー

 

ただ、最初のうちは候補がないので、
メールや文章入力の頻度が
高くなったら気にするように
してみてください。

・変換の方法

上記は長い文章やよく使う文章に活用できますが、
普通に入力するときに、
単語で毎回毎回「tab キー」を
押していたら時間がかかってしまいます。

 

習った人はそんなこと知っているよ!と
いう感じかもしれませんが、
習っていなかったり、
忘れてしまったひとのために、
変換の基本をお伝えしますね。

 

文字を入力した後にそれを
変換する方法は「スペースキーを押す」です

 

ある程度、短い単語ごとにスペースキーを押すようにしましょう。

 

スペースを押して変換候補が出たら、そのまま次の文を打ってしまってOKです。

「enter キー」は文章の終わりに押せばOKです。

 

例えば、先ほどの文章はこんな感じで入力しています。

 

もじを<space>にゅうりょく<space>したあとに<space>それを<space>へんかn<space>する<space>ほうほうは<space>「<enter>スペースキー<space>をおす<space>」<enter>です<space>。<enter>

文字を入力した後にそれを変換する方法は「スペースキーを押す」です。

*「へんかん」を押したときに
「返還」が出てきてしまったら、
もう一度スペースキーを押して
「変換」になるまで押すか、
変換がある数字を押します。

上記の場合、スペースキーを押す頻度がちょっと多いですね。


よく使う単語や
誤変換が少ない単語なら
もう少し単語をつなげてから
スペースを押しても良いです。

 

変換を解除したい
ひらがなにしたい場合は
キーボード右上の escキーを押しましょう。

ひらがな以外になっているときは
2回押すと、ひらがなになります。

 


入力した文字をカタカナにしたい
英数字にしたい場合は、
ファンクションキーを使用します。

 

例えば
「すぺーす」 を 「スペース」
にする場合は、F7キー
全角カタカナ変換
(このくらいなら スペースキーで変換できますが)


「すぺーす」 を 「スペース」
にする場合は、F8キー
半角カタカナ変換

 

「enter」 を入力したい場合は
「えんてr」と打って、F9キー
全角英数変換

 

「enter」 を入力したい場合は、
「えんてr」と打って、F10キー
半角英数変換

*英語の場合、スペルがわからないというときは
「すぺーす」と打ってスペースキーで変換すれば
「space」が出てきます。

ーーーーーーー


さて、ここで問題です

「入力したままの文字」がありますが、
それぞれ 矢印の先の文字に変換するには
どのファンクションキーを押せばよいでしょうか?


「しょーとかっときー」
→ ショートカットキー

「ぱそこん」
→ パソコン

「たb」
→ tab

「100,000」
→ 100,000

 

・・・


正解は

ショートカットキー F8
パソコン   F7
tab    F9
100,000  F8 もしくは F10

になります。

 

半角英数字やカタカナに変換することはよくあると思うので、
ぜひ覚えて使っていってくださいね!

では、引き続き入力速度を上げるためのテクニックをお伝えします。

 

・単語登録(辞書登録)

この機能をスマホで使っている人もいるのではないでしょうか?


単語と読みを登録できる機能。

通常の変換では出てこない単語を登録するのに使えるものですね。

 

私は、変換で名前が出てこないときや、
メアドを入力するときに活用しています。

 

難しい名前・固有名詞、
よく入力する連絡先、
よく使う文章
を登録するととても便利です。

 

例えば、以下のように登録すると
左の単語を入力するだけで、
右の単語に変換されるようになります。

 

例)読み → 語句

あきなし → 春夏冬

めあど  → mail.address@gmail.com.

いつも  → いつもお世話になっております。○○の□□と申します。

1    → (1)

 

よく使うものは、ぜひ登録してみてください。

ただ、「読み」が短すぎると、
変換したくないところで
変換されてしまいますので、
2文字以上、意味のある単語や頭文字
で登録するようにしましょう!

 

私の場合、ゲーム関係で「いち」という読みに長文を登録したところ、
「いち」と打つたびに長文が表示されて邪魔だったなんてことも。。

登録方法と削除方法を書いておくので、ぜひ活用してみてください!


辞書登録の方法は、
画面右下の入力モードの表示を右クリックして、「単語の登録」からできます。


「単語」に登録したい言葉(名前やメールアドレスなど)を入力し、tab キーを押す。

 ↓

「よみ」にその言葉のよみ(ふりがなや「めあど」など)を入力し、enter キーを押す。

これで、登録完了です。

 

登録された単語は、また画面右下の入力モードを右クリックし、
「ユーザー辞書ツール」から確認できます。

「編集」やダブルクリックで、
変更したり削除したりできますよ。

〇まとめ

入力速度が速い人は、
色々なテクニックを使っています。

 

タッチタイピングができる
 → 動画やゲームなどのツールを活用して2週間でできるようになる

予測変換を活用している
 → tabキーと上下キーを使用

変換方法を知っている
 → スペースキー ファンクションキーを使用

辞書登録をしている
 → 入力モードを右クリック

 

1日5分だけでもタイピング練習を続ければ、
入力速度が速くなり、パソコン業務に時間を取られなくなります!

 

なにより、
自分が書きたいことをキーボードを気にせずに、
入力できるようになるととても気持ちいいですよ!


1日5分だけでも練習することと、
実務では変換などを意識して、
業務効率化を進めてみてください。

 

これを続ければ、2週間後に入力が今よりずっと速くなっている、あなたがいます。

ぜひトライしてみてください!

1回1分で パソコン疲れを取り、業務効率化を進める方法!顔周りのマッサージをして業務効率をあげ、速く帰れる未来を手に入れましょう

みなさん、こんにちは。

 

今回は、
日々、忙しくて時間がないなかでも
1分ほどの顔周りのマッサージで

「パソコン業務による疲労」を
回復させて業務効率化につながる方法

を紹介します。

 

やってはいけないこと
記載してありますので、
安心して読んで実践してみてください!

 

 

社会人になると、
パソコン業務がいつの間にか増えていたり、
最初からパソコン業務ばっかり

なんてこと、ありますよね。


パソコン業務をやっていて、


目が疲れやすくなった
頭が重い
目が悪くなった気がする

 

なんてことはないですか?

 

 

マッサージに行く時間もお金もない
パソコン疲れくらいで休憩は取れない
と思っているかもしれないですね。

 

そんな日々頑張っているあなたに
自分の手でできる、パソコン疲れを回復する方法を紹介させてください!

 

この方法を知ると

 

☑ 自分の手だけでいいので、
いつでもどこでもできる

☑ 疲れが取れるので、作業効率が上がる

☑ 1分だけなので業務に支障なく、
周りに気を遣わずにできる

ようになります。

業務効率も上がりますし、
心の余裕にもつながりますよ。

私も、
パソコン業務に疲れてイライラし、
どうすればよいか わからなかったです。

 

私の場合、
パソコンに慣れていないなかで
作業をしていたので、

時間がかかるし、
イライラするしで
よくない循環に陥っていました。

 

このままではよくないと思い、
何とか疲れをとる方法はないか
といろいろ探しました。

 

今回は、そのなかの一つ
私が今でも行っていて、
効果のある方法をみなさんに
お伝えします。

 

疲労回復すれば、

疲れてイライラしながらやるパソコン業務を、

疲れが取れてサクサクできるパソコン業務にすることができ、

業務効率UPすることマチガイなしです!

 

紹介する方法について・注意点


そもそも疲れないような姿勢をとるとか、
完璧に疲れをとるマッサージとかは、

ほかの記事や、
マッサージ師・整体師さんに任せます。

 

今回は、自分の手で1分ほどでいつでもどこでもできる方法を紹介します。

 

自分の手でやる
というのは、資格や経験のない
私たちが行うと危険が伴います

以下の注意点を
よく読んでから取り組んでくださいね。

 

・炎症(痛みや熱、ケガ・傷、目の充血)があるときは行わない!

マッサージで血行をよくするため、
炎症が悪化する恐れがあります。

 

炎症があるときは冷やしたり、
専門家に診てもらうようにしましょう。

 

・強い力で押さない!

素人が、強い力を加えると、
筋肉や細胞を傷めてしまいます。

 

☑ 押した後にジンジンとした痛みが残っている
☑ 手を当てた後、皮膚が2mmほどへこむ

このような力の入れ方はしないようにしましょう。

 

・引っ張りすぎない!

顔や顔周りの皮膚はとてもうすいです。

 

上記と同様に押したり、
引っ張ったりすると、
シワができやすくなってしまいます。

 

 

 

押したり引っ張ったりするなって、
じゃあどうしたらいいの??
と思われるでしょう。

 

そこについても詳しく書いていきますので安心して読んでください!

 

 

パソコン業務による顔周りの疲れをとる方法

 

方法の前に大事なことなので
何度もお伝えします。

炎症があるときはやらない!
強い力で押したり引っ張ったりしない!

 

これはあなたの顔を守るために必ず守ってくださいね。

 


マッサージの時間は書いていません。
5秒でも1分でも業務や疲労度に
合わせてやってください。

ただ、1ヶ所を1~3分以上
刺激し続けるのは、

手が疲れたり、揉み返しの原因に
なったりするので、
適度に場所を変えましょう。

 

 

では、マッサージの手の形2つと、
オススメのポイント3ヶ所
方法を紹介します。

ご自身の気持ちのいい、
疲れが取れる方法で、
業務効率化を進めてみてください。

 

手の形

①指を使う
通常のツボ押しのように、
指を使って疲れが取れるポイントを
刺激します。

 

指だと一点に力が入れやすくなります。
強く押しすぎないように気をつけましょう。

 

 

②手を軽く握る
じゃんけんのグーのように
軽く手を握ります。指が動く程度。

親指をしまうと硬くなってしまうので、
出していた方がいいです。

 

爪が長い方、ネイルをしている方にもオススメ
指の先が疲れないので、
パソコン作業の合間にぴったりです。

 

間接の先で強く押しすぎないように
注意しましょう。

 


マッサージの場所・ポイント

 

マッサージする前に
手が冷たすぎると、
こわばってしまうので、


カイロや自分の首まわりで
手を軽く温めておきましょう。

手をすり合わせて摩擦で
温かくしてもOKです。

 

 

首の後ろを冷やすと、目がシャキッとしてリフレッシュにもなりますよ。


ただし、首には神経が集中していて、
強く押したり揉んだりすると、
危険なので、手を当てる程度
にしておきましょう

首をひねらないようにもお気をつけて。


各マッサージは目を開けながらも
できますが、閉じていた方が、
効果を感じやすいです

 

自分に合った力加減、
刺激場所を見つけやすくもなるので、
目を閉じながらトライしてみてください。

 

1.耳回り


適度に刺激してあげることで、
リラックス効果、疲労回復効果が期待できますよ!

 

なにより、メイクを崩す心配がないのもうれしい!

 

両耳同時にマッサージするのが
良いですが、手が離せないときは
交互に同じ場所を刺激するように
意識してください。

 

 

やりかた

耳を引っ張る

親指と人差し指で耳の端をつまみ、
軽く上下左右に引っ張る。

または、手を軽く握り、
親指を耳の後ろ、人差し指を耳の前にあて、
耳を包んで上下左右に軽く引っ張る。

 

引っ張りすぎに注意しつつ、
痛気持ちいい程度に刺激しましょう!

 

 

耳の周りをほぐす


指3、4本もしくは軽く握った手の
第一関節から第二関節の平らな部分を、
耳の前や耳の後ろの付け根に軽く当て、
皮膚を滑らせるように揺らす。

上下左右、自分が気持ちいいと感じる、
速度、強さで好きなように
動かしましょう!


2.こめかみあたり

 

こめかみのツボは目の疲れのほかに目のむくみやくまの解消、老眼の緩和、めまいなどにも効果があるとか。

 

こめかみだけほぐしてもいいのですが、
その周り 側頭筋あたりもほぐすと
効果があるので、まとめてほぐしちゃいましょう。


この時歯を食いしばっていたら、
歯を緩めて、リラックスした状態に
なりましょう。

 

 

やりかた
耳の上、眉の横あたりに指や握った手の第一関節から第二関節の平らな部分を当てて、円を描くように動かす。

 

皮膚を撫でるように軽くでもよいし、
皮膚を動かすようにしてもよい。
ただ、強く押しすぎないように注意!

 

3.おでこ

おでこがかたまっている
眼精疲労や頭痛を引き起こすことも。。

適度にマッサージして疲れを取りましょう!

必然的に目を閉じるので、
小休憩や目を休めるのに
ぴったりですよ。

 

やりかた
軽く手を握って第一関節から第二関節の平らな部分をおでこにあてる。

 

肘を置けるスペースがある場合は、
肘を置いて、少し下を向く。

 

眉頭からこめかみまで小さい円を
描くように、手を動かしていく。

 

 

まとめ


顔周りの疲れをとれば、業務効率を上げることができます!

耳回り、こめかみあたり、おでこをほぐしてリフレッシュ
パソコン疲れをとっていきましょう!

 

もちろん、炎症・充血・痛みがあるときは、控えてくださいね。

 

 

1日に何回もやらなくてOKです。
やりすぎて悪化する恐れもあるので、
多くても1ヶ所につき3~5回までに
しておきましょう。

 

パソコン作業の効率を上げたいな、
目や頭が重いな、疲れがたまっているな、

と思っているなら、
3日だけでもいいので、
以下の内容で続けてみてください!

 

①時間・やるタイミングを決める
休憩時間に入ったらやる
パソコンを始めて30分たったらやる
など自分で決めてみましょう!

②その時間になったらマッサージを1~3分ほど行う
1ヶ所だけでもOKです!

 

③目の疲れが軽減され、パソコン業務がはかどる!
目や心がすっきりして、
作業に集中しやすくなります。

 

 

ぜひ、1回1分ほどを
3日だけでも続けて、
パソコン業務が速く終わる未来を
手にしてください!

エクセル 表作成 あなたが作った表は大丈夫?3つのポイントを押さえて、見やすい、チェックしやすい表を作る方法

みなさん、こんにちは。

 

今回は、
当番表や施設・設備の点検表などを
作成するあなたに、

枠が見やすく、
チェックしやすい表の作成方法
について紹介します。

 

昨今、デジタル化、ペーパーレス化が
推奨されていますが、まだまだ、
紙で点検表を印刷・保管している
ところも多いと思います。

 

 

紙の点検表でこんなお悩みはありませんか?


「表の枠が狭くて、書き込みにくい。イライラする!」

 

「行や列が多くて、今どこに記入しようとしたのかわからなくなる」
「どこを確認していたかわからなくなる」

 

「点検表のテンプレートを使えばいいと思っても、業務に合ったテンプレートを探すのが大変」

 

文字が枠からはみ出して、
修正・訂正だらけになったり、

 

記録場所を探していたら、
どこを見ていたかわからなくなったり、

 

テンプレートをダウンロードしても結局 手直しが必要だったり…

 

もともとのフォーマットがあるので、
テンプレートはそもそも使えない
なんてこともあるかもしれませんね。。

 

 

今回はそんな、
紙で出力する点検表を、エクセルなどを
用いて作成している方に向けた、
余白・色・線を工夫して見やすい表を作る方法について書いていきますね。

 

「この記事を読むとどうなるか」を
お話しした後、
「表のどこをどのように
直していけばいいか」を
詳しくお伝えします!

 

この記事を読むと……


この記事を読んでいただければ、


記入や確認がしづらかったリストの
色や線を変更して、
点検項目を見やすくすること
できるようになります。

 

すると、、

 

・業務がスムーズに行えるようになる。
早く終わるので、別の作業を行ったり、
いつもより10分20分早く帰れるようになる

 

・作業者に「チェックがしやすくなった」と喜んでもらえる

 

・上司に「おかげさまで業務効率化が進んだ」と感謝される

 

ようになるかもしれません!

 

 

逆に読まずにそのままにしておくと、

 

・見づらいので何度も確認しなければならずイライラする

 

・見落としや記入ミスが起きて周りに迷惑がかかる

 

・定期的に点検しないといけないのに、作業者がチェックしなくなってしまう

 

なんてことも……

 

とはいえ、
「ほかの業務もあるのに
表なんかにいちいちかまってられない!!」という方も

いるかもしれません。

 

 

私も別の仕事もあるからと、
適当に作った表や、
昔からある表をそのまま印刷して
渡していました。

 

その時は、表の見やすさには全く
興味関心がなく、時間もかけずに
印刷していました。

が、その後、
表作成に時間を書けなかったことを
悔やむ事件がありました。

 

毎日記録を取らないといけない表に
チェックがないという問題が、
上役の目に留まり
部署の問題になったのです。

 

 

もちろんチェックしなかった作業者も
良くないのですが、
作業者がチェックしなかった理由が、

「表に記録しづらく、あとでまとめてやろうと思っていた」ためなのです。

 

つまり、チェックしやすい表だったら、
しかるべき時にチェックされ
この問題は起きなかったのです。


*チェックしないと作業できないようにする など教育・システムの面の不備もありますが。。

 

ということがあったため、私は、
見やすい、チェックしやすい表の
作り方を学ぶようになりました。

*ほかにもきっかけはあるのですが、
それはまた別の機会にお話しします。

 


まだまだ、勉強中ですが、
基本や押さえておくべき部分は
お伝え出来ますので、

ぜひ最後まで読んでみてください!

 

あなたの『 「表を見やすくしたい!」と思い、今から調べる時間
少しでも短縮できたら、幸いです。

 

ではいよいよ、
表作成で押さえておきたい
ポイント3つについて紹介します。

 

 

◆枠や文字の大きさ・余白を確認しよう

 

まずは、枠や文字の大きさと余白を確認してみましょう。

 

記入する枠の大きさが適切でないと、
記入しづらいですよね。
文字が見づらいと、読む気も起きない
なんてことも。。

 

文字の余白を意識して、枠幅を調整し、
記入事項に合わせた行(または列)幅にしましょう。

 

 

行の幅について
フォントの種類にもよりますが、

文字サイズ11に対して18ポイントの行幅
記入事項があれば、20~25ポイントあってもいいかもしれません。

 

 

列の幅について
記入内容・状況によって幅を調整しましょう。

 

1文字しか記入しない(定食やサイズ、〇✖✓など)場合は、広すぎると記入しずらいので狭くしましょう。
1~2文字入力して、その幅に合わせるとちょうどよくなります。

 

逆に温度・時間などを記入する場合は、スペースが必要です。

 

 

入力欄を調整すると、
印刷時にはみ出したり、
結局縮小されてしまう
ケースもあります。

入力欄と確認項目を別にする、
という方法も検討してみてください。

 

 

職場には、目が悪い方や不器用な方
(文字が書きにくい)もいたので、
文字の大きさ、枠の大きさは
特に気をつけるようにしました。

 

健常者でも「見づらい書きづらい」よりは、
「見やすく書きやすい」方が、
ミスやストレスの軽減にもなります!

 

 

◆入力しない部分は塗りつぶそう

 

定休日がある場合は、
その曜日を塗りつぶし、記入できないようにする
という方法もあります。

 

塗りつぶしがあることでメリハリがつき、チェックがしやすくなる
というメリットもありますよ!

 

これを行うためには下準備が必要ですが
一度設定してしまえば、
フォーマットが変わるまで、
自動で色を塗り続けることができます。

 

ぜひ、挑戦してみてください!!

 

 

そもそも、「リストの日付が
年月とリンクしていない」という方は、

記事の最後に
1から表を作る方法の動画リンクをつけておくので、作る前に見てみてください。

*動画では「日付のみに色をつける」
となっていて、
「その日付の列/行を塗りつぶす」
ようになっていません。

行/列に色を塗りたい場合は、
条件に$を付けるようにしましょう!

詳しくは、2つ目のリンク先の記事で
確認してみてください。
こちらも最後にまとめておきます。

 

 

シートの作り方については、
リンク先で説明されているので、
こちらでは、設定する「色」について
お話ししますね。

 

「色なんてなんでもいいじゃん」
と思うかもしれませんが、意外と大事です!

 



色を適当に選ぶと、


✖ 濃すぎて目がちかちかする・疲れる

✖ 印刷インクのせいで字が書けない

✖ インク使いすぎが経費に響く

 

なんてことになってしまいます。

 

印刷される色は、画面で見るより
濃くなってしまうこともあるので、
薄めの色を使うようにしましょう。

 

〇 白との違いがわかるくらいで
〇 「背景色」の上の方の色
〇「その他の色」の中央の色

がオススメです。

 

 

◆線の調整や塗りつぶしでメリハリをつけよう

まずは、線を少し薄くすると、見やすさがUPします!

記入するための紙の場合、
薄くしすぎるとわかりずらくなりますので白と黒の中間がオススメです。

 

 

次に、
線や塗りつぶしを5行置きに変える
などで、メリハリをつけて、
チェックしやすくしましょう。

 

 

『〇行置きに書式(罫線や塗りつぶし)を反映させる方法』として、
「オートフィル」、「条件付き書式」、
「テーブルとしての書式設定」を活用する方法があります。

 

それぞれにメリット、デメリットがあるので、
使用状況に合わせてご活用ください。

 

 

【 オートフィル 】

 

<やりかた>
書式を設定し、繰り返したい範囲を選択。
(白白灰白白灰としたい場合は、3行目に色をつけ、1~3行を選択する。塗りつぶしも罫線も反映されてしまうので、外枠に注意)


範囲の右下にマウスを持っていき 太めの十字になったら反映したい範囲へ引っ張る


Ctrl キー もしくは 右下の四角を押し、「書式のみコピー」で反映

 



<メリット・デメリット>
行や列の挿入・削除があると、
繰り返しが崩れてしまうので、
行列の増減には向かない。

 

条件付き書式より 使える罫線の種類が豊富。
範囲が狭いときに、さっとやるには有効。

 


条件付き書式

 

<やりかた>
条件を反映させたい表全体を選択。

ホームから条件付き書式の新しいルールを開く。Alt → H → L → 2 → N

「▶数式を設定して、書式設定するセルを決定」の数式を入れる枠に下記をコピペ。


3行置きに反映させる
=MOD(ROW(),3)=0
4列置きに反映させる
=MOD(COLUMN(),4)=0

 

*数字の部分は2や5など、ご自身がやりたいように変更してください

見出しなど塗りつぶしたくない行や列が
ある場合は、0を1に変えると
1つ空けて条件が反映されます。

 

 

<メリット・デメリット>

行や列の挿入・削除で繰り返しが崩れない。変動する作業に向いている。

 

罫線の種類が少ない。太い線や、二重線を使いたい場合は、
元を特殊罫線にして、条件付き書式を通常の線に設定するなどで対応。

 


テーブルとしての書式設定

 

<やりかた>

見出し行も含めて、表全体を選択。

ホームからテーブルとしての書式設定を選択し、好みの書式を選択。Alt → H → T

□先頭行も含めて… に✓を入れる。

 

*新しいテーブルスタイルから、自分好みの書式に変更可能。

 

 

<メリット・デメリット>

行列の挿入・削除OK。
交互にしか設定できないが、
自分で設定するのが面倒な時は
最速で反映できるので、楽チン。

 

新しいテーブルスタイルで
罫線の設定も可能。
ただし、設定がわかりずらい、やりづらい。

 


以上3つの方法を紹介しました。
こちらも、特に色の濃さに気をつけて
設定してみてください!

 


まとめ


表が見づらい、チェックしづらいときは、
枠や文字の大きさを調整し、
線を変えたり薄めの色をつけたりして、メリハリをつけるようにしましょう。

 

あなたの会社で使っている点検表などに、使えそうな部分はありましたか?


それぞれ、5分もかからない作業で、
毎日、毎月の作業が快適にスピーディー
になりますので、
ぜひ改善してみてください!

 

 

フォーマットが決まっているものは、
念のため責任者に「業務効率化のために、
枠や文字を大きくしたり、色を変えてみてもいいか」確認してから作業してくださいね。

 

最後まで、読んでくださりありがとうございます!

 

途中で、紹介した、動画と記事を
下にまとめましたので、
設定の確認に使用してみてください!

 


「◆入力しない部分を塗りつぶす」関連記事2つ

・年月を入れるだけで曜日が変わり、土日祝の色を変えることができる全自動カレンダーの作り方
https://youtu.be/e5IJW3r2Oe8?si=Fi62p76a2L_-9AdU

・行列の塗りつぶしをしたい場合の記事
https://tss223.hatenablog.com/entry/2023/09/28/110623?_gl=1*4vgb6z*_gcl_au*MTI3Njg1NDY1OC4xNjkxNTY4NTE5"

 

 

また今回は、紙に印刷する表について
紹介しましたが、

エクセルで管理する表
についてわかりやすい記事があったので、そちらも興味があればみてみてください。


エクセルで管理する表を見やすくする手順が段階的に書かれた記事

https://excelcamp.jp/media/operation/data/5928/

 

自動化したいけどなかなか時間が取れない人必見!エクセルの “誰でも5分でできる効率化” を積み重ねて、定時で帰れるようになる方法

こんにちは

 

今回は、


普段エクセルを使用しているなかで、
自動化や業務効率化をしたい
と思っているけど、

 

なかなか時間が取れない方へ
5分でできる 自動化の方法を


紹介します

 

 

ちょっとした隙間時間に
自動化して作業を効率化し、
余計な時間を節約しちゃいましょう


こんな悩みはないですか?

毎日の業務に時間をとられ、
ほかの重要な仕事や
趣味の時間が取れない

 

「エクセルの使い方に
詳しくないけど、私にできる
自動化はあるのかな
?」

 

「自動化やってみたいけど、
時間がかかりそうだし
自分にはできない

 

と思っていませんか?

 

 

自動化は案外 簡単にできてしまいます

 

今回は、5分で誰でもできる
簡単な自動化ということで、

 

関数を使わない = を使った
セルの反映でできること

 

を紹介します

 


この記事を読めば、

 

短時間でできる自動化のことを知るだけでなく、

 

実際に業務効率化が進み、
さらにできることがないか
調べる時間を作ることもできます

 

ぜひ、最後まで読んでみてくださいね

 



=を使ったセルの反映でできること

突然ですが、みなさん
ご存知でしたか!?

 

エクセルでは、データを = で
そっくり写すことができるんですよ!

 

しかも参照元が変われば、
"自動"で写した先も変わります

 

「そんなこと知っているわ💢」
と思うかもしれませんが、
本当にすごいことです

 

紙・アナログでは考えられないことですよね

 

 

例えば、
用紙の文字を複製したい
何枚か出した用紙に誤字があった

 

となると、
印刷したり・しなおしたり、
シールを上から貼ったり
人の手が必要です

 

エクセルの上では
そんなことはないですね

 

*多少、
表示形式を変えたり
(2023/09/21→9月21日)

 

書式を変えたり
(色や枠線など)

する必要はあるかもしれません

 

 

逆に、これを活用できていない
ということは、

エクセル上・デジタル上で
毎回シールを貼り替えている

ということになります

 

年に1回くらいの作業なら
やらなくてもよいですが、
月に1回、週に1回と
やり続けるなら
= を使う方法をおすすめします

 

 

= を活用してできること 2例

 

この、
「 = で右から左に同じデータを写すことができる」

 

ということを知っているだけで、
エクセルでできることの幅が広がります


例えば、

『 請求書や領収書 』などの出力

も = で簡単に反映できます

 

ただし、これらに入れるデータが予定表や売り上げ管理表にまとまっている、
規則的に登録されている場合
に限ります

 

 

やり方としては、
予定表・管理表から
必要なデータが入っている
範囲をコピーする

 

*このとき必要ないデータが
あっても問題ありません

 

データの「順番」や
選択の かんたんさ
が重要です

 

登録番号と金額の間に
作業者の名前が入っている
から、それを避けてコピー
なんてめんどくさいですよね

 

 

貼り付けたあとに
必要なものを抜き取るので
まとめてでokです

 


"コピーしたもの" を
請求書・領収書の印刷部分の
外側に貼り付ける

 

*印刷範囲が広がってしまった
場合は調整してください

 

反映したい場所に = を入れて
"コピーしたもの" から必要な
部分をクリック

 

全部反映したらokです

 

 

次回の作業から、
今回 "コピーしたもの" の上に
同じ位置・同じデータがくるように貼り付ければ、
領収書の出来上がりです

 

念のため、データが合っているか確認し、管理番号や日付などを入力して、印刷できます

 

 

次に、

『 当番表・名簿 』の更新

人の異動や 転職で
掃除当番表や 回覧・名簿の中身が変わり、データを作り直さないといけない

 

ということはないですか?

 

これも、印刷用のシートと
名前管理用・反映元のシートを = で、つなぐと作業がとても楽になります

 

 

やり方は
印刷範囲の外か別のシートに
従業員名を入力もしくは
名簿から貼り付けます

 

反映させたい左上のセルに = を入力し、従業員名をクリック

 

反映させたい範囲の下の方は
"左上のセル"をコピーして
貼り付ければ、自動で入っていきます

 

改行が必要なところは、
また = を押して 従業員名の
続きをクリックしてください

 

 


これのメリットとして
・書式を変えなくてよい
・改行やセルの移動がなくてよい

があります

 

社員一覧表から、書式を気にせずに貼り付けることができたり、

 

セルの切り取りや移動によって、印刷用のシートの書式が変わることがなくなったり
します

 

この2つの例以外にも、
使えるところはたくさんあるので
見つけてみてください

 


「そんな作業
たいして時間かからないから、
いちいち自動化する気がおきない
と思われるかもしれません

 

しかし、
チリも積もれば山となる
たった数秒でも毎月行なっている作業なら1分、10分と
積もっていってしまいます


また、
関数を使わない = だけの
自動化は汎用性も高いので、

 

普段から使い慣れていると

 

「ここも自動化できるな」

と業務改善点を見つけて、
さらに効率化を進めることもできますよ!

 


エクセルの基本的な機能を駆使して、
業務時間を短縮

 

定時で帰れたり、重要な業務に時間をあて、
質のいい 人生にしちゃいましょう

 


まとめ

自動化や業務効率化をしたい
と思っているけど、
なかなか時間が取れない方は
 = だけを使った自動化から始めてみましょう

 


冒頭で 5分でできると
書きましたが、

 

コピーして、貼り付けて、
多くても10件くらい = を
入れるだけですので、
5分もかからないかもしれません

 

 

まずは、
繰り返し業務がないか
探して、
もしあったら = による
データ反映で楽にならないか
試してみてください

 

今日明日の 朝の5分や、
休憩後のちょっとした時間に
エクセルを開いて
やってみましょう!

条件付き書式を設定したのに 一部しか反映されていない!? 初心者が陥りやすい条件付き書式の 設定ミス を解消します

皆さん、こんにちは!

 

今回は、

条件付き書式を設定する際の
セルの参照方法

について紹介します。

 

 

もし、あなたが、

 

・条件付き書式を設定したけど
反映してほしいところまでされていない

 

・表の最後まで色をつけたいのに
文字の入っているところしか
色が変わっていない

 

ということで困っていたら、
今から伝える部分の確認を
してみてください。

 

 

 

色が変わらなくて
あきらめていた・イライラしていた
悩みが、

 

一瞬で解決され、
思い通りに条件付き書式を
使うことができますよ!

 

 

 

今までできなかったのに
一瞬でできるわけない!!
と思うかもしれません。。

 

しかし、この記事は、
エクセルを使い慣れていない方に
向けて書いていますので、

 

あなたが 見落としてしまった
設定を、丁寧にお伝えし
お悩みを解決する手助けができます

 

もちろん、今回だけでなく
今後の「条件付き書式」の設定にも
役立てることができますよ!

 

 

あなたは、

「条件付き書式」を知っていて
土日(反映させたい一部)に
色をつけることはできました!

 

あとは、隣の行や列も
一緒に変わればOK

 

という
あと1歩のところまで
来れていますよね。

 

 

この記事を 読んで、
思い通りの書式を反映させた
表を作り

 

☑ イライラ・もやもやを解消する

☑ 上司に「表が見やすくなったね」と言われ嬉しくなる

日付や内容が変わっても書式を反映できる

☑ 同僚に「どうやればそんな風に作れるの??」と聞かれ 誇らしくなる

 

そんな 未来を手に入れてください!!

 

 


◆私も、条件付き書式を
うまく反映させることが
できなかったです

 

私が 条件付き書式を設定しようと
思ったのは、月1回の点検表 印刷の
当番が回ってきたときでした。

 

表を更新するために
月と日付を変えたところ、
土日の塗りつぶしが
先月のままだったのです。。!

 

 

「今まで手動でやっていたのか...」
と半ばひきつつ、、。上司に
「自動で土日に色をつける設定にしてよいか」
確認し、条件付き書式を設定しました。

 

これで次の更新から、
いちいち先月の塗りつぶしを消して
今月の土日を確認し、色を塗りなおす
なんてしなくて済む…!!

 

と思ったのも つかの間

 

確定ボタンを押したら、
月曜から金曜の日付以外の
全てが塗りつぶされていたのです。

 


土日はもちろん問題ないのですが、
月~金の列全体も塗りつぶされてました!


「なんで!??」
と思い、入力しなおしたり
関数が間違っていないか
調べたりしましたが、
変わらず………

 

今の私が見れば、
一瞬でわかるのですが、

 

エクセルに慣れていないと

なぜ、こうなるのか
なぜ、思い通りにならないのか

 

がわからないんですよね。

 

 

◆この記事を読まないと…

 

もし、あなたが、私のように
「条件付き書式を設定しても、
思い通りに反映されないこと」に悩んでいて、
さらに、これを放置していると……

 

・条件が合えば勝手に動いてくれるシステムを活用できない

・自動化をすすめることができない

・別の仕事に時間をまわしたり、早く帰ることができない

 

ことなってしまいます。

 

 

せっかく条件付き書式を知っているのに
とても、もったいないです!

 

この記事には、

相対参照と絶対参照についての解説
条件付き書式で参照方法を変えるとどんなことができるか

が書いてあります。


ぜひ最後まで読んで、
条件付き書式を使いこなして自動化を進め、
他の仕事ができる、定時で帰れる未来
手に入れてください!

 


◆なぜ、思い通りに
条件付き書式を反映させることが
できなかったのか?

 

ポイントは2つです

 

①相対参照と絶対参照について
よくわかっていなかった

②条件付き書式は設定してしまうと
見えなくなる

 

パソコンを使っていれば、
相対参照と絶対参照 について
耳にすることもあるのではないでしょうか?

 

聞いたことがない方も大丈夫です。


①と②が解消できるように
記事を書きましたので、
ぜひ読んでみてください。

 


≪解決編≫ 参照・相対参照・絶対参照・複合参照について


そもそも参照とは


「照らし合わせて参考にすること」
を参照と言いますが、

 

エクセルでは、
「特定のセル番地を指定すること」
を参照と言います。

 

D1のセルに「=A1」と入力した場合
D1のセルは、A1のセルを参照しているということになります。

 


相対参照


セルをそのまま参照した状態が
相対参照になります。


*ただし、条件付き書式でセルを
 選択した場合は、絶対参照になります。
*私の場合は、手入力でセルを指定したため、
 絶対参照にはなりませんでした。

 

相対参照の状態で他のセルにコピペすると、
参照先の行列も同時に移動します。

 

たとえば、
先ほどのD1のセルを
D1からE2までコピペすると、、、
それぞれが、3つ左隣のセルを参照します。

 

 

相対参照のまま 条件付き書式を設定すると
私のように、それぞれのセルに対する
結果が出てしまい、

 

列ごとに塗りつぶすことができない
となってしまいます。

 


ではどうすればよいか?

そこで、「絶対行参照」を使っていきます。

 


絶対参照


まず、絶対参照とはなにか

 

相対参照とは反対に、
参照先を固定してしまうことです。

 

D1のセルに「 =$A$1 」と入力すると、
D1のセルが、A1を参照していることになります。

 

このままだと、相対参照のときと違いがわかりませんが、
D1のセルを D1からE2までコピペすると
コピペ先のすべてのセルがA1を参照しています。

 

 

セルを固定してしまうと、
1月1日が土曜なら選択した範囲
すべてが塗りつぶされてしまうので、
このままでは使えません。

 

 

やりたいことは、「土日の列を塗りつぶす」ですからね。

 

 

では、大変おまたせしました。
やっとここまで来ましたね。

 

長かったですが、ここまで読んでくださった

あなたなら、


確実に相対参照・絶対参照について理解し、
思い通りの条件付き書式を使い
自動化や業務効率化を行うことができます

 

もう少し頑張って絶対参照の残りについて
学んでみましょう。

 

 

 

複合参照・絶対行参照・絶対列参照

 

絶対参照では、列も行も固定された範囲を参照していましたが、
複合参照は、列もしくは行のどちらかを固定して参照します。

 

D1のセルに「 =A$1 」と入力し、E2までコピペすると
参照先の列は変わり、行は変わらない状態になります。
絶対行参照

 

 

D1のセルに「 =$A1 」と入力し、E2までコピペすると
参照先の列は変わらず、行は変わります。
絶対列参照

 

 

これを使うと、
やりたかったこと
土日の列のみをすべて塗りつぶす
ができます!

 

 

もちろん、ほかのことにも
応用できます
あとで紹介しますね。

 

 

ここまでで、
①相対参照と絶対参照について
よくわかっていなかった
が解消されたと思います。

 

解消できていない方、
詳しく説明されている
記事や動画がありますので
確認してみてください。

 

絶対参照・相対参照、$マークの扱い方記事
https://excelcamp.jp/media/function/5797/#index_id6

 

12分でわかる絶対参照についての動画
https://www.youtube.com/watch?v=U9pJ51qdXVo

 

 

では、
条件付き書式は設定してしまうと
見えなくなる について。

 

条件付き書式を使うと
設定した数式が正しいかどうかは、
書式が反映されるまではわからないですよね。

 

シート上にある数式・関数なら、数式バーなどで
確認できますが、条件付き書式は見えなくなってしまいます。

 

 

ならどうすればよいか。。
条件付き書式に使用した数式を
別の場所に貼り付けてみましょう!

 

そうすることで、図のように
本当は日付のところを参照したいのに
相対参照によって、別のところが参照されている
ことに気づくことができます!

 

 

下で「TRUE」になっている部分が
上の表で塗りつぶされています。

 

目でみてわかるようにすると
どこが間違っているかわかるようになりますね

 

では、参照方法と確認方法がわかったところで、

 

仕事で使える
絶対参照・複合参照を用いた、
条件付き書式の応用例を紹介します。

 

 

≪応用編≫ 絶対参照・複合参照を条件付き書式でどう使う?

 

ここでは、3つご紹介しますね。

 

勿論もっとたくさん、使える場面はあるのですが、
紹介していると長くなってしまうので、
実際に使っていたこと3つに絞ります。

 

①土日を塗りつぶす 点検リスト
②エラーを見やすく 生産管理リスト
③履歴を見やすく  購入リスト

 

 

①土日を塗りつぶす 点検リスト

 

こちらは、この記事でも
出てきた内容ですね。
リストの年月日が変われば、
自動で塗りつぶしが変わる。

 

トイレの当番表から、設備点検シートまで
年月日が入力・参照されていれば、
なんにでも使えます!

 

もちろん「塗りつぶす」ではなく
「斜線を引く」こともできますよ。


私が使用した、WEEKDAY関数以外にも
参照方法はありますので、
気になる方は、調べたり、コメントください。

 

< 方法 >
複合参照で、日付を参照して塗りつぶす

 

< 使用数式・関数 >
WEEKDAY、<>、TEXT など

 

 


②エラーを見やすく 生産管理リスト

 

私の職場では、複数の人が、生産管理表を使用していました。

 

「データが消えた」や
「別のデータが貼り付けられた」などが
たまに起きて問題になっていました。

 

もちろん、そもそも起きないように対策する
ことも行いましたが、エラーが起きている行を
見やすくする、見つける方法として、
条件付き書式を使いました

 

< 方法 >
複合参照で、間違いが起きやすい列を参照して、エラーがあったら塗りつぶす

 

< 使用数式・関数 >
LEN、<>、= など

 

 

③履歴を見やすく  購入リスト

 

消耗品の購入履歴を見る際にも、
条件付き書式を活用しました。

 

フィルターなどを使用しても良いのですが、
同時期に購入した前後の商品も確認したかったため、
この方法で「見つけやすく」かつ、「周りも見える」ようにしました。


< 方法 >
絶対参照で、検索値を参照し、
複合参照で、検索値を含む行を塗りつぶす

 

< 使用数式・関数 >
COUNTIF、AND

 

 

以上3件。
あなたの業務に活かせそうなもの、
使ってみたいものはありましたか?

 

もしあったら、ぜひ試してみてください!

 

 

◆まとめ

条件付き書式が思うように反映できないときは
相対参照・絶対参照など参照方法を確認しましょう!

 

欲しい情報を目立たせたい
表をわかりやすくしたい
繰り返し作業を楽にしたい
と思っていたけど
あきらめてしまったエクセル業務はないですか?

 

 

ここまで読んだあなたなら、
エクセル業務の自動化も不可能ではないです!

 

次にエクセルを開いた際に、
「自動で色が変わったり、線が引かれたり、
見やすくしたら 作業がやりやすくなるな」
と思うところがないか、

 

「条件付き書式を設定しようとして
途中でやめてしまった業務」がないか

10秒だけでもいいので考えてみてください!

 

そして、条件付き書式を設定するときに
「参照方法に気をつけるんだったな!」
と思い出していただければ
幸いです。

「関数がうまく反映されなくてイライラする」を解決。参照先を、丁寧に 視点を変えて確認し、業務効率化を進める手順

こんにちは

 

今回は、


自動化のために関数を入れたが
思ったように反映できなくて
イライラしてしまう方へ

 

1人でもできる
関数を見直す方法


をお伝えします

 

 


前回の記事で
「〇〇 使い方」で検索したけど

 

関数の使い方は合っていた
-参照値の並び順や 条件の数-

 

期待した答えがでる関数で間違いない

 

場合についてになります

 

 

この記事は

 

中小企業で、人手もなく、
パソコンより業務優先の会社にいて

 

自動化で
業務の負担を軽減できると
わかっているが、

 

その方法がわからない

 

かつての私のような人を
少しでも減らしたいと思い、
作成しました

 


これからお伝えすることは、
一瞬で悩みを解決する魔法
のようなことではありません

 

しかし、


誰でもできて


周りに助けを求められない状況でも
自分でできる方法になります

 

ぜひ ご自身の悩みと照らし合わせて、
確認してみてください

 

 


では、


関数が思い通りに反映されない
ネットで調べたけど解決しない


ときの対応を紹介します

 

関数を調べたあとにやることは、
参照先の確認です

 

前回の項目にもあった、

 

□ 参照先のセルがあっているか
についてですね

 

 

前回は、使い方として(並び順など)の参照先のセルの確認ですが、

 

今回は、あなたが使っている関数の
参照先がそもそも合っているか
についてです

 

次の手順で、ご自身の関数を
確認してみてください

 

参照先の色を確認する


絶対参照・相対参照の確認

 

 

この "参照先のセル" は
ちょっとしたことで変わってしまうことがあります

 

例えば


入力・編集中に別のところをクリックしてしまったり
別のシートからコピーしてきた数式を使ったり

 

また、
1文字消してしまっていた
参照先の列や行が入れ替わっていた
なんてことも

 

意外と気が付かないことが多いので
この2つの手順で確認してみてください

 

① 参照先の色を確認する
② 絶対参照・相対参照の確認

 

 


① 参照先の色を確認する 方法

 

確認したいセルを 「入力状態」にして、
-ダブルクリック もしくは F2 キー
  F2 キー 使用の方がミスが減っておすすめ-

 

色がついている部分が間違っていないか、
別の範囲を選択していないか確認します

 

 

 


よく
隣のセルをコピーしたら
指定先や範囲がずれた
ということがあります

 

上や左のセルの出力結果は正しいのに、
なぜか下の方や右にいくと違う答えになる

 

という時は、
参照先の確認をしましょう

 



色がよく見えない
多すぎてどれがどこを指しているか
わからない

 

というときは、

 

数式を関数ごとに分解し
別の場所に貼り付けて確認する
とわかりやすいですよ

 


② 絶対参照・相対参照の確認をする

 

大抵の参照先ミスは
①の方法で確認できますが、

 

スピル SPILL や アレイフォーミュラARRAYFORMULA 関数を使用したり、
コピーして使用してたいときには

 

絶対参照が必要かどうか、
確認してみましょう

 

絶対参照・相対参照については
こちらの記事がわかりやすいです!

https://udemy.benesse.co.jp/business/office/absolute-reference.html

 



まとめ

関数が思い通りに反映されず、
ネットで調べたけど解決しない場合は、

 

参照先のセルを 色や絶対参照について
気にしながら確認してください

 

意外と気が付かないことが多く


こんなところで間違える!?


アルファベットが1文字足りなかった

 

ということもありますので、


自分は大丈夫と思わずに
確認してみてください

 

前回の記事も含めて


関数・数式の確認をする際は、
別の人から確認を頼まれた

想像してみても見つけやすいです

 

客観的に見ることができますよ!

 

 

嫌いな人から、
「これ確認しておいて」と頼まれた
ミスを見つけて指摘してやろう

 

同僚から、
「間違っていないか確認して欲しい」
と頼まれた
間違っていたら大変だから見つけよう

 

という感じで、
ぜひ 参照先のセルや範囲が間違っていないか 確認してみてください

 

その一歩が 自動化や業務効率化に
繋がります!

 

「関数がうまく反映されなくてイライラする」を解決。原因の調べ方、確認箇所を知って できる社会人になろう

こんにちは

 

今回は、


自動化のために関数を入れたが
思ったように反映できなくて
イライラしてしまう方へ

 

1人でもできる
関数を見直す方法
をお伝えします

 

 


こんな経験はないですか?

 

作業効率を良くするために
入れた関数が、思い通りに
反映されなくてイライラする

 

他にパソコンに詳しい人が
いなくて、聞くことができない

 

詳しい人はいるけど、
忙しそうで声をかけることが
できない...

 

 

私の会社がまさにそうでした

中小企業で、人手もなく、
パソコンより業務

 

自動化ができれば
業務の負担が軽減できると
わかっているが、

 

その方法がわからない

 


しかし、今から紹介する手順で
少しずつ自動化進めることができ、

 

業務の負担を減らしていくことが
できました

 

困っているあなたに
直接 伝えられればいいですが、
そうもいないため、

 

この記事で やり方を伝えて、
少しでも 負担が減ったら
幸いです

 

 

今から伝えることは、


一瞬で悩みを解決できる なんて
魔法のようなことではありません

 

しかし、
誰でもできて


周りに助けを求められない状況でも
自分でできる方法になります

 

ぜひご自身の悩みと照らし合わせて、
確認してみてください

 

 


では、
関数が思い通りに反映されない
聞ける人がいない
ときに使える方法について
詳しく紹介します

 

 

それは、
自分で調べる です

 

「そんなこと とっくにやってるよ!!」

 

「自分が調べたってわからないから、時間の無駄」

 

「ここまで読んで損した」

 

と思った方、ちょっとまって
次の3項目を調べたことがあるか
だけでも確認してみてください!

 

 

□ 関数の使い方があっているか


□ 参照先のセルがあっているか


□ そもそも期待した答えがでる関数か

 

この3項目を解消できる魔法の言葉が
「〇〇 使い方」です

*○○には関数を入れます

 

 

これ、意外とできてない方がいます

 

 

会社の同僚は、
調べれば出てくるのに、

 

自分にはどうせできないと
決めつけて、諦めてしまったり

 

関数(カウントイフ COUNTIF関数)が使えてすごいね
と言ってきたり

 

なんともったいないことか

 

 

今は、ネットで調べれば大抵のことは出てきます

 

試しに別タブで COUNTIF(カウントイフ)関数に
ついて調べてみてください

 

使い方次第では、


〇〇を含む人は何人いるか
〇〇に住む人は何人いるか
1,000円以上の商品はいくつあるか
などを

 

自分で数えたり、フィルターをかけて並び替えたりしなくても
一瞬で出力してくれますよ

 

 

話がそれてしまいましたが、


関数が思い通りに動いてくれない
ときは、

 

無理だと諦めずに
「〇〇 使い方」
で使い方を検索してください!

 


使い方を検索することで、

 

①本来 『範囲』『検索したい値』で、
指定しないといけないところを
『検索したい値』『範囲』にしていたことがわかったり、

 

②必要な項目が入力されていないことに気づいたり

 

することができます

 

 

私が実際に
Googleスプレッドシートの条件設定の際に、調べた関数を紹介します

 

条件設定の際は関数の候補が出ないため、間違いやすかったのです

 

① (指定値の順番がちがった) について

 

=COUNTIF(B5:B100,A3)
「範囲,検索値」にしなければならないところを、

 

=COUNTIF(A3,B5:B100)
逆にしてしまっていること
多々ありました

 

「あれ、結果が違う??
どっちが先だったっけ」
と毎回調べていたのを覚えています

 

*メモを残すようにしたので、
毎回調べることは、減りました

 

 

②(必要な項目が入力されていない) について


VLOOKUP(ブイルックアップ)関数で
最後に『検索の型』を指定していなかったために、希望の値が出なかったこともあります

 

=VLOOKUP(A3,B:D,3)

 

『,3)』は『,3,FALSE)』(完全一致)にしておかないと、自動で
TRUE(近似一致)になってしまいます

 

 

周りは「VLOOKUPなんて聞いたこともない」という感じで
「私もできないからしょうがない」

 

諦めていたら原因もわからず
欲しい結果も得られず

 

いつまでもイライラ・モヤモヤしたまま
業務効率化を進めることができなかったでしょう

 

 

*ちなみに、VLOOKUPは、
金額や住所、部品詳細など
すでに登録してある内容を
引っ張り出す際にも使えます!

 

こちらの記事では、
VLOOKUPを金額やカテゴリ、
社員情報の抽出に使用しています


https://exceljoshi.cocoo.co.jp/media/excel-vlookup

 

 


まとめ

 

関数の結果が、思ったように反映されないときは、諦めずに
「〇〇 使い方」で調べる

 

最初は みなれない、聞きなれない
言葉ばかりで、嫌だな わからないな

 

と思ってしまうと思いますが、
何度か、調べるうちになれてきます

 

 

使用されている関数が多いときは、
全てを一気に調べるのではなく、
一つ一つ、分解して
関数・原因を調べてみましょう

 


そして、調べるだけでは解決しない
場合も もちろんあります

 

その場合の解決方法については、
次の記事で紹介しますね

 


では、改めて
関数が思いどおりの結果を
出力してくれないときは
「〇〇  使い方」で
調べてみてください

 

関数をコピペして  「使い方」
と打つだけ、 1分もかかりません!

 

ぜひ 活用して、
業務効率化に役立ててください

 

 

スマホを使用している場合は
「かうんといふ」と打つと、
英単語が出てくると思います

 

「count if」"カウント" と "イフ"
この状態で「 使い方 」を追加し、
検索してもokです

 

スマホで調べる場合や、スペルに自信がない方はぜひ使ってみてください

 

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