「関数がうまく反映されなくてイライラする」を解決。原因の調べ方、確認箇所を知ってできる社会人になろう

こんにちは

今回は、

自動化のために関数を入れたが
思ったように反映できなくて
イライラしてしまう方へ

1人でもできる
関数を見直す方法
をお伝えします

こんな経験はないですか？

作業効率を良くするために
入れた関数が、思い通りに
反映されなくてイライラする

他にパソコンに詳しい人が
いなくて、聞くことができない

詳しい人はいるけど、
忙しそうで声をかけることが
できない...

私の会社がまさにそうでした

中小企業で、人手もなく、
パソコンより業務

自動化ができれば
業務の負担が軽減できると
わかっているが、

その方法がわからない

しかし、今から紹介する手順で
少しずつ自動化進めることができ、

業務の負担を減らしていくことが
できました

困っているあなたに
直接伝えられればいいですが、
そうもいないため、

この記事でやり方を伝えて、
少しでも負担が減ったら
幸いです

今から伝えることは、

一瞬で悩みを解決できるなんて
魔法のようなことではありません

しかし、
誰でもできて

周りに助けを求められない状況でも
自分でできる方法になります

ぜひご自身の悩みと照らし合わせて、
確認してみてください

では、
関数が思い通りに反映されない
聞ける人がいない
ときに使える方法について
詳しく紹介します

それは、
自分で調べるです

「そんなこととっくにやってるよ！！」

「自分が調べたってわからないから、時間の無駄」

「ここまで読んで損した」

と思った方、ちょっとまって
次の3項目を調べたことがあるか
だけでも確認してみてください！

□ 関数の使い方があっているか

□ 参照先のセルがあっているか

□ そもそも期待した答えがでる関数か

この3項目を解消できる魔法の言葉が
「〇〇使い方」です

＊○○には関数を入れます

これ、意外とできてない方がいます

会社の同僚は、
調べれば出てくるのに、

自分にはどうせできないと
決めつけて、諦めてしまったり

関数(カウントイフ COUNTIF関数)が使えてすごいね
と言ってきたり

なんともったいないことか

今は、ネットで調べれば大抵のことは出てきます

試しに別タブで COUNTIF(カウントイフ)関数に
ついて調べてみてください

使い方次第では、

〇〇を含む人は何人いるかや
〇〇に住む人は何人いるか、
1,000円以上の商品はいくつあるか
などを

自分で数えたり、フィルターをかけて並び替えたりしなくても
一瞬で出力してくれますよ

話がそれてしまいましたが、

関数が思い通りに動いてくれない
ときは、

無理だと諦めずに
「〇〇使い方」
で使い方を検索してください！

使い方を検索することで、

①本来『範囲』『検索したい値』で、
指定しないといけないところを
『検索したい値』『範囲』にしていたことがわかったり、

②必要な項目が入力されていないことに気づいたり

することができます

私が実際に
Google スプレッドシートの条件設定の際に、調べた関数を紹介します

条件設定の際は関数の候補が出ないため、間違いやすかったのです

① (指定値の順番がちがった) について

=COUNTIF(B5:B100,A3)
「範囲,検索値」にしなければならないところを、

=COUNTIF(A3,B5:B100)
逆にしてしまっていることが
多々ありました

「あれ、結果が違う？？
どっちが先だったっけ」
と毎回調べていたのを覚えています

＊メモを残すようにしたので、
毎回調べることは、減りました

②(必要な項目が入力されていない) について

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数で
最後に『検索の型』を指定していなかったために、希望の値が出なかったこともあります

=VLOOKUP(A3,B:D,3)

『,3)』は『,3,FALSE)』(完全一致)にしておかないと、自動で
TRUE(近似一致)になってしまいます

周りは「VLOOKUPなんて聞いたこともない」という感じで
「私もできないからしょうがない」

と諦めていたら原因もわからず
欲しい結果も得られず

いつまでもイライラ・モヤモヤしたまま
業務効率化を進めることができなかったでしょう

＊ちなみに、VLOOKUPは、
金額や住所、部品詳細など
すでに登録してある内容を
引っ張り出す際にも使えます！

こちらの記事では、
VLOOKUPを金額やカテゴリ、
社員情報の抽出に使用しています

https://exceljoshi.cocoo.co.jp/media/excel-vlookup

まとめ

関数の結果が、思ったように反映されないときは、諦めずに
「〇〇使い方」で調べる

最初はみなれない、聞きなれない
言葉ばかりで、嫌だなわからないな

と思ってしまうと思いますが、
何度か、調べるうちになれてきます

使用されている関数が多いときは、
全てを一気に調べるのではなく、
一つ一つ、分解して
関数・原因を調べてみましょう

そして、調べるだけでは解決しない
場合ももちろんあります

その場合の解決方法については、
次の記事で紹介しますね

では、改めて
関数が思いどおりの結果を
出力してくれないときは
「〇〇使い方」で
調べてみてください

関数をコピペして「使い方」
と打つだけ、 1分もかかりません！

ぜひ活用して、
業務効率化に役立ててください

スマホを使用している場合は、
「かうんといふ」と打つと、
英単語が出てくると思います

「count if」"カウント" と "イフ"
この状態で「使い方」を追加し、
検索してもokです

スマホで調べる場合や、スペルに自信がない方はぜひ使ってみてください