読みづらい表を作らないための、３つのポイントを知って、やり直しやミスを回避！ 設定値も含めた、褒められる表の作り方を紹介します

今回は、

表を作成した際に、文字が
見づらくなってしまった方へ向けて、
読みやすい表を作る方法をご紹介します

掃除チェック表や、日常点検の表の
文字の見づらさで悩んだことはありませんか？
振り返ってみましょう

・いろいろなフォントが混ざっていて、文字が見づらい
・文字が小さすぎ(大きすぎ)て読みづらい
・なんて書いてあるかわからない

『文字が見づらい表』は使いにくく、
ストレスが溜まる原因になります

見づらい表は作成したあなたの
評判が悪くなるだけでなく、
ミスの原因にもなりかねません

これは、私の体験ですが、
職場に新しい機械が導入され、その日常点検表を
作成して欲しいと依頼されました

「あまり時間をかける業務でもないだろう」と、
点検項目を聞き、他の既存のシートに入力し
『そのまま提出』したところ、

「文字が読みづらい。作り直し」

と言われてしまいました。

せっかく、表を作っても、
『作り直し』になってしまったり
使いづらいから『チェックしてくれなく』なったり
してしまったら、悲しいですし、
作った時間も無駄になってしまいますよね

今回はそんな

『見づらくなってしまった表を直す』
『見づらい表を作らない』
ための 3つのポイントを
詳しく説明していきます

見直す際のポイントは
文字の大きさ、書体、そして余白
があります

これらを確認して調整することで、
表の見やすさがUPして、

・「すごく読みやすくなったけど、どうやったの？」と聞かれて、誇らしくなったり

・「使いやすくなったよ」と言われて、嬉しくなったり

・作業がやりやすくなり、ミスも減り 早く帰れるようになったり

するかもしれません

以下の読みやすい表にするためのポイントを確認、
修正して 作業効率を上げていきましょう

まず、
文字の大きさに注意しましょう

文字が小さすぎると
読み取りが難しくなりますし、

大きすぎると
情報がかさばって見づらくなります

小さすぎると読みづらい

大きすぎても読みづらい

適切な大きさを見極めることが重要です

とはいえ、「適切な大きさってどのくらい？」
と思ってしまいますよね

下に参考値を書きますので、
一度そのサイズに設定してみて
プレビューなどで確認してみてください

拡大縮小なしの A4用紙で

だいたい11〜13あたりが読みやすいです

目が悪い人や年配の方がいる職場でしたら
15〜20でもいいかもしれません

ただ、大きすぎると、

枠に収まらなかったり、
変に改行がはいり、
読みづらい、見た目が良くない
ことにもなってしまいます

読んでもらいたいところだけ、
大きくするというのも手です

次に、
文字の書体にも注意が必要です

特殊なフォントや飾り付けが過剰だと
読み取りにくくなりますので、
シンプルな書体を選ぶことが良いでしょう

複数のフォントを使用するのも、
読みづらい・見づらい原因になります

多くても3種類までにしましょう

私は、「デフォルトのまま」か、
「メイリオ」というフォントを使っています

さらに、
余白を活用することも重要です

文字同士やセル同士の間隔を適切に
設定することで、
情報が詰まりすぎずに見やすくなります

行列の幅を調整したり、改行したりして、
余白を作ってみてください

調整したい行や列を複数選択して、幅調整の矢印が出たら
マウスをダブルクリックすると、文字に合わせて自動で
幅が調整されます！

ただ、これだと 狭い時もあるので、
複数選択して、幅調整の矢印でまとめて調整
の方がいいかもしれません

これらのポイントを念頭に、
普段使っている表や
目にする表を見てみてください

どのような表が
見やすく感じるかを参考にして、
自分の表を少しずつ改善していくことで、
情報の伝達効果を高めることができますよ

まとめ

表を作る際や、作った表の
文字が見づらいと感じたら、
文字の大きさ、書体、そして余白
を確認しましょう

自分のは大丈夫かなと思った方は、
日常で使っている表を見てみて、
見やすい・見にくいと感じる箇所を
確認してみてください

「この表 使いづらいところはない？」

「どこを変えたら見やすくなるかな？」

と、使用者に見づらいところがないか、
聞いてみるのもおすすめです

もし気になるところがあったら、
更新のタイミングで
大きさ、書体、余白
を意識して修正してみましょう

1回の修正で、その後、
1週間・1ヶ月の作業効率UPに
繋がります
ぜひ意識してやってみてください