毎日の繰り返し作業も一瞬で終わらせて、定時で帰れる！コピペするだけの専用シートを作って、10分の作業を1分にする方法。

こんにちは

今回は

私が実際に行った

顧客データをコピペするだけで

請求書や管理表に写せる表の作り方

をご紹介します

顧客データに限らず

自社データなどの情報でも可能です！

こんな悩みはないですか

☑ 定期的にデータを更新する業務があり

データをコピペしたり、手入力しているが

誰でもできそうな仕事でつまらない

☑ 毎回同じ行のデータを移していて、

関数を使えば一瞬で作業が終わらないかな

と思っているが、

どうすればいいかわからずモヤモヤしている

この「誰でもできそう」や「毎回同じ作業」は

パソコン業務効率化のチャンスになります

この記事を読んで、

繰り返している作業を効率化し、

パソコン業務の時間を少しでも減らしていきましょう

そうすれば、

別の業務に専念できて、周囲の評価がUPしたり

上司に褒められたり、早く帰って家事ができたり

こんな未来をつかめるかもしれませんよ

ぜひ、最後まで読んでみてください

私が実際に行った

顧客データを必要なデータに変換する方法

まずは、

「私がどんな経緯でシートを作ったか」

「何ができるようになるか」を紹介します

この方法を始める前の私は、

送られてきた顧客データをひとつひとつ

管理表や請求書に移していく業務を行っていました

注文番号を注文番号にコピペ

金額を金額にコピペ

備考を備考にコピペ…

データをひとつずつ、コピペし

最後に移し終わったデータがあっているか確認

*金額もかかわるところなので、しっかり確認

件数が少なければ、そのままでも良かったのですが

週に十件、数十件と増えていき

このままでは、

データを移すだけで半日が終わってしまう

と焦り、データを簡単に移せるシートを作りました

シートを作成したことで、

コピペの作業が減り、

並べ替えたデータを貼り付ける▶︎確認する

だけの作業になりました

シートを使い始めると

データ移行がさくさく進み

他の業務にも手をつけられるようになったのです

また、コピペ先を間違えるなどの

ミスもなくなり、ストレスが減りました

実際に使用したシートがこちら

*データの中身は変更してあります

顧客データ▶︎専用シート▶︎管理表や請求書

データ量によって、シート作成に時間がかかってしまうかもしれませんが、

一度作ってしまえば『形式が変わるまでずっと』

・コピペの手間がなくなる

・移し間違えがなくなる

ようになります

ぜひ、作り方を確認して、

パソコン業務時間を減らし、自由な時間を

ゲットしてください

パソコン業務時間を減らすシートの作り方

シートを作れる業務を見つける

まずは、シートを作りたい業務を見つけます

エクセルなどで扱いやすいのは

繰り返し業務です

誰でもできそうなコピペの作業

*だけど機密情報だから任せられない…

があれば、ぜひ試してみてください

専用シートをつくる

いよいよシート作成に入ります

まずは、元データ(私の場合は顧客データ)を複製します

共有データを使用している場合は、個別にダウンロード

私は、送られてきたデータをダウンロードしてそのまま使いました

いろいろいじりますので、間違って消しても大丈夫なように

・共有データはいじらない

・バックアップをとっておく

などに気をつけて作業を進めましょう

複製したブックやスプレッドシートに、

反映先のデータを入れる

シートを新しく作成し、反映先の表をコピペします

元データから何を取得すればいいかわかるようにするためです

＊表の上の部分だけコピペすればokです

= を使ってデータを取得する

新しく作ったシートに元データを反映します

顧客データの注文番号を管理表の注文番号を表示する列に反映

管理表のセルE5 に = をいれ、顧客データのセルC2 をクリック

▶注文番号が表示される

他のデータも反映させる

ここまで大丈夫でしょうか？

パソコンに慣れていない方はちょっと大変かもしれませんが、

これができるようになれば

確実にコピペの回数が減り、業務時間が短くなりますので、

諦めずに進めてみてください。

反映されたデータがあっているか確認します

数式の番号が一致していればok

数式を下まで反映させる

「 ctrl + G 」もしくは

エクセルの「ホーム」→「編集」→「検索と選択」の矢印▼から

「ジャンプ」をクリックして式を反映させる範囲を選択します

数式が入っている左端のセルを入力→「 : 」を入力→

右端の列のアルファベットと100を入力

「ok」で範囲が選択されたのを確認したら、「 ctrl + D 」で(下方向に)コピー

＊別の場所がコピーされてしまったら、「 ctrl + Z 」でひとつ前の作業に戻りましょう

＊マウスを使用してコピー貼り付けでもokです

反映させたいシートが複数ある場合は、

新しくシートを作成して同様の作業を繰り返します

専用シートを使う

シートができたら

実際に数件データを入れて、反映されるか確認してみま

専用シートから反映させたいシートにコピペするときは、

「値のみ貼り付け」にしましょう

「値のみ貼り付け」のショートカットキー

エクセルの場合

「 ctrl + C 」コピー →「 ctrl + alt + V 」形式を選択 →「 V 」値 →「 enter 」決定

または

「 ctrl + C 」コピー →「 ctrl + V 」貼り付け →「 ctrl 」形式を選択 →「 V 」値

スプレッドシートの場合

「 ctrl + shift + V 」

問題なく反映されていたらokです

まとめ

誰でもできそうな簡単な作業・繰り返し作業は

専用シートを作って、時短しちゃいましょう

流れ

① シートを作れそうな業務を見つける

② シートを作る

③ 動作を確認する

この記事を読んだだけでは、

何も変わりません

この記事を最後まで読んだ、

業務短縮をしたいなと思っている

あなたにやってもらいたいことがあります！

次にパソコンを開いた際に

いつも同じことをやっているな

誰にでもできそうだな

と思う作業がないか探してみましょう

このシートが使えなくても、

繰り返し作業・単純作業があることを認識するだけでも業務改善につながります

ぜひ自分の作業を振り返って、

業務改善を行なっていきましょう