入力ミスでムダな時間を過ごさない！Googleスプレッドシートの保護・入力規則を使いこなそう
こんにちは、
今回は
複数人でGoogleスプレッドシートを
使用する際の入力ミスを防ぐ方法
をお伝えします
Googleスプレッドシートは共有できるため
会社内で同僚などと複数人で使用している方
も多いのではないでしょうか？
とても便利ではありますが、
・データがいつの間にか
書き換えられていてイライラする
・大事なデータが消されてしまうのでは
と心配になる
こんな経験はありませんか？
この記事では
そんなストレスから解放される方法をご紹介します
まず この記事を読む前に
Googleスプレッドシートの 各名称について
よくわかっていない
という方は 以下のリンクから確認をお願いします
https://manabou.work/g-sheets/327/
セル シート がわかっていればOKです
こんな方にも読んでもらいたい
・共有データだから 書き換えがあっても
しょうがない とあきらめている方
・自分にもできるか わからないと
不安な方
「保護」と「入力規則」で
データを守れます！
設定の仕方は 詳しく載せてあります！
この記事を読んで
設定を変えてもらえれば
他の人や自分自身の入力ミスを
防ぐことができて
イライラしたり
犯人捜しをしてギクシャクしたり
することがなくなり
円滑に業務を進めることができるようになる
ので ぜひ最後まで、読んでみてください
方法①保護
まず、保護機能についてです
保護機能では、
スプレッドシート内のセルや範囲を
保護することができます
閲覧はそのままで、
編集や削除を制限することができるのです
これにより、誤ってデータが
書き換えられる心配がなくなります
設定方法
まず、保護したい範囲を選択し、
右クリックで「範囲を保護」を選択します
＊表示されないときは
「セルでの他の操作項目を表示」をクリック
保護したい範囲が設定されているか確認し
「権限を設定」からユーザーと
「警告を表示する」のみか
「編集を制限する」か
を設定し「完了」を押します
データを入力できる
範囲や人を絞り込むことで
誤った編集や意図しない変更を
防ぐことができるようになります
方法②入力規則
次に、入力規則についてです
入力規則では、
特定の範囲に入力できるデータの
種類や形式を制限することができます
つまり、不適切な入力を防止することができるのです
たとえば、
数値のみ入力可能にしたり
特定の値しか入力できなくしたり
文字数を制限したりすることができます
「保護」 は 「人」 に対して
「入力規則」は「入力値」に対して
制限をかけることができる
ということですね
設定方法
まず、規則を設定したい範囲を選択し
（行ごと、列ごと がおすすめです）
右クリックで「データの入力規則」を選択します
「ルールを追加」し
範囲が正しいか確認して
条件を設定します
条件の例
・「プルダウン」
指定の値しか入力できない
ようになります
詳細オプションから
警告を表示する か
入力を拒否する か選択でき
表示スタイルも変更できます
・「カスタム数式」で文字数を制限
条件にカスタム数式を選択し
「=LEN(範囲の開始セル)=文字数」
を入力します
＊「」内をコピペして、
赤字部分を変更でもok
２つめの＝（文字数と一致）を
< （文字数より少ない）
> （文字数より多い）
<= （文字数以下）
>= （文字数以上）
に変更することもできます
詳細オプションから
警告を表示する か
入力を拒否する か
選択できます
実際に 部署内で
「=len(セル)>6」
（６文字 以下は入力を拒否）
を設定したところ
月に５件以上あった入力ミスが
０件になりました
・検索の際に間違えて入れてしまった
データ更新がずれて
・異なるデータが入ってしまった
というミスがなくなり
入力する人も 確認する人も
安心して使用できるように
なったのです
この２つの方法について
メリットもありますが、
デメリットもあります
それについては別の記事で紹介します
デメリットもあることを理解しつつ
活用いただけると幸いです
まとめ
この保護機能と入力規則を活用することで、
スプレッドシート内のデータを
正確かつ安全に管理することができると
知っていただけたのではないでしょうか？
データが正確であることは
ビジネスにおいて非常に重要です
そして、誤ったデータが使用される
ことがなくなるため、仕事の効率も上がります
